Клиент присылает заказ письмом в свободной форме. Оно лежит среди других писем, пока его кто-нибудь не заметит.
Заказ сразу попадает в один список, даже если пришёл письмом. Ничего не ждёт в почтовом ящике.
Во вложении PDF или таблица. Кто-то должен открыть её, прочитать и запомнить, что там было.
Нужные поля - клиент, товары, количество, срок - считываются из документа и выкладываются на проверку.
Данные вручную вбивают в таблицу, а оттуда в программу. Именно здесь появляются опечатки и задержки.
Этого шага больше нет. Человек только проверяет заполненные данные и подтверждает.
Информация попадает в систему, когда у кого-то найдётся время. До этого никто точно не знает, что происходит.
В системе сразу видно, кто отвечает, какой статус и когда клиент получил подтверждение.